Pencatatan Administrasi Gudang: Format & Kewajiban Lapor Bulanan
Memiliki TDG belum selesai. Pemilik, pengelola, dan penyewa gudang masih wajib mencatat administrasi gudang, dan sebagian wajib melapor tiap bulan. Berikut data yang harus dicatat dan siapa yang wajib melapor.
Pencatatan administrasi gudang adalah kewajiban yang muncul setelah TDG terbit, dan sering terlewat karena dianggap urusan internal. Padahal sejak PP No. 3 Tahun 2026, kewajiban ini melekat pada pemilik, pengelola, maupun penyewa gudang, dan sebagian gudang juga wajib melapor secara elektronik setiap bulan.
Untuk gambaran umum kewajiban TDG, baca dulu: Panduan Lengkap Tanda Daftar Gudang.
01 Kenapa Pencatatan Gudang Wajib
Pemerintah memakai catatan gudang untuk memantau ketersediaan dan pergerakan barang yang diperdagangkan, terutama barang kebutuhan pokok dan barang penting. Karena itu, setelah TDG terbit, pemilik, pengelola, dan/atau penyewa gudang wajib menyelenggarakan pencatatan administrasi gudang, minimal mencakup jumlah barang yang tersimpan serta barang yang masuk dan keluar.
Kewajiban ini bersifat tanggung renteng (Pasal 64 PP 3/2026). Kalau gudang Anda sewa dari pihak lain, Anda ikut bertanggung jawab atas pencatatannya. Detailnya ada di: TDG untuk Gudang Sewa.
02 13 Data yang Wajib Dicatat
Pasal 65 ayat (1) PP 3/2026 merinci data yang harus ada dalam pencatatan administrasi gudang:
| No | Data yang Dicatat | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Pemilik barang | Siapa pemilik barang yang disimpan |
| 2 | NIB pemilik barang | Nomor Induk Berusaha pemilik barang |
| 3 | Jenis atau kelompok barang | Klasifikasi barang yang disimpan |
| 4 | Satuan barang | Misalnya kilogram, dus, atau karung |
| 5 | Stok awal barang | Jumlah barang pada awal periode pencatatan |
| 6 | Jumlah barang masuk | Volume barang yang diterima gudang |
| 7 | Tanggal barang masuk | Waktu barang diterima |
| 8 | Asal barang | Dari mana barang berasal |
| 9 | Jumlah barang keluar | Volume barang yang dikeluarkan |
| 10 | Tanggal barang keluar | Waktu barang dikeluarkan |
| 11 | Tujuan pengiriman barang | Ke mana barang dikirim |
| 12 | Sisa barang (stok) | Jumlah barang yang masih tersimpan |
| 13 | Harga jual | Khusus Barang Kebutuhan Pokok dan Barang Penting |
03 Contoh Format Pencatatan Praktis
Sumber yang berhasil kami verifikasi menyebut rincian data minimal, bukan template baku. Pembagian di bawah ini adalah saran praktis dari STEPS.ID supaya 13 data tadi mudah ditelusuri, bukan format resmi dari pemerintah.
Data Barang & Stok Awal
Pemilik barang, NIB pemilik, jenis/kelompok barang, satuan, dan stok awal. Diisi sekali per jenis barang dan diperbarui tiap periode.
Barang Masuk
Tanggal masuk, jumlah masuk, dan asal barang. Satu baris untuk setiap penerimaan.
Barang Keluar & Sisa Stok
Tanggal keluar, jumlah keluar, tujuan pengiriman, sisa stok, dan harga jual bila barangnya termasuk kebutuhan pokok/penting.
04 Kewajiban Lapor Bulanan
Tidak semua gudang wajib melapor tiap bulan. Pasal 68 ayat (3) dan (4) PP 3/2026 mewajibkan pelaporan elektronik bulanan hanya bagi gudang yang menyimpan Barang Kebutuhan Pokok dan/atau Barang Penting, misalnya beras, gula, dan minyak goreng. Laporan disampaikan kepada Menteri Perdagangan secara elektronik.
- Gudang yang menyimpan Barang Kebutuhan Pokok
- Gudang yang menyimpan Barang Penting
- Gudang barang dagangan lain di luar kategori pokok/penting
- Tetap wajib menyelenggarakan pencatatan administrasi dan siap menyerahkan data bila diminta
05 Kewajiban Pelaporan Lainnya
06 Kesalahan Umum Pencatatan
- Mencatat hanya jumlah barang, tanpa NIB pemilik barang, asal, dan tujuan pengiriman
- Lupa mencatat harga jual untuk barang kebutuhan pokok/penting
- Penyewa mengira pencatatan murni urusan pemilik gedung
- Lupa melaporkan perjanjian sewa/kerja sama gudang
- Gunakan 13 data wajib sebagai kolom baku sejak hari pertama operasional
- Tentukan penanggung jawab pencatatan, dan sepakati pembagiannya dengan pihak penyewa/pengelola
- Cek apakah barang yang disimpan termasuk kebutuhan pokok/penting untuk menentukan kewajiban lapor bulanan
07 FAQ
Apakah semua gudang wajib lapor bulanan ke Kementerian Perdagangan?
Tidak. Kewajiban lapor elektronik bulanan hanya berlaku bagi gudang yang menyimpan Barang Kebutuhan Pokok dan/atau Barang Penting. Gudang lain tetap wajib mencatat administrasi dan menyerahkan data bila diminta pejabat berwenang.
Siapa yang wajib mencatat kalau gudang disewa dari pihak lain?
Kewajibannya tanggung renteng antara pemilik, pengelola, dan penyewa gudang (Pasal 64 PP 3/2026). Sebaiknya ketiga pihak menyepakati siapa yang memegang pencatatan sehari-hari dan mencantumkannya dalam perjanjian sewa.
Apakah ada format baku pencatatan administrasi gudang?
Sumber yang bisa kami verifikasi hanya menyebut rincian data minimal yang harus dicatat, bukan template baku. Pastikan seluruh 13 data tercakup, lalu konfirmasikan format yang diterima ke dinas perdagangan setempat.
Apa risikonya kalau pencatatan tidak dilakukan atau tidak lengkap?
Pelaku usaha dapat dikenai sanksi administratif bertahap, mulai dari teguran tertulis hingga pencabutan perizinan berusaha, sebagaimana diatur Pasal 166 ayat (1) PP 3/2026.
Apakah pencatatan harus dilakukan secara digital?
Sumber yang bisa kami verifikasi tidak mewajibkan format digital untuk pencatatan internal. Namun laporan bulanan bagi gudang barang kebutuhan pokok/penting wajib disampaikan secara elektronik, sehingga pencatatan digital (misalnya spreadsheet atau sistem manajemen gudang) akan memudahkan pelaporan.
Ingin memastikan TDG dan pencatatan gudang Anda sudah sesuai?
Yuk konsultasi dengan STEPS.ID terkait Pengurusan Tanda Daftar Gudang — kami bantu dari pengurusan TDG sampai kesiapan kewajiban setelah TDG terbit.
Baca juga: Panduan Lengkap Tanda Daftar Gudang · TDG untuk Gudang Sewa · Cara Mendaftar TDG di OSS RBA
KBLI Pergudangan 52101 vs 52102 vs 52109 Mana yang Tepat
